Je wil natuurlijk het liefst dat jouw vergaderzalen zo optimaal mogelijk geboekt kunnen worden. Gasten moeten eenvoudig een reservering kunnen maken en arrangementen moeten snel en gemakkelijk gepersonaliseerd kunnen worden. Je wil geen uren tijd kwijt zijn aan het bijhouden van de agenda, het maken van offertes of het opstellen van draaiboeken. Gelukkig is er een manier waarop je vergaderzaal zichzelf verhuurt. Hoe dat kan? We leggen het je uit.

Software aangepast aan jouw werkwijze

Een reserveringssysteem vergaderzalen werkt alleen als deze aangepast kan worden aan de werkwijze van jouw onderneming. Met een standaard programma ben je alsnog veel tijd kwijt aan het aanpassen van elke reservering. Gelukkig kan dat makkelijker. Met het juiste systeem is het mogelijk. Vul per zaal de capaciteit in en bepaal of er standaard extra opties bij deze zaal horen. Denk bijvoorbeeld aan een luncharrangement of de huur van een beamer. Gasten zullen deze extra’s ook direct in hun offerte zien staan. Deze offerte wordt automatisch opgesteld door het systeem, waardoor jij hier ook geen tijd meer aan kwijt bent. Dit geldt ook voor de werklijsten en het draaiboek. Uiteraard kun jij dit allemaal aanpassen als dit nodig is.

Vergeet geen enkele afspraak

Als een gast een boeking heeft gedaan, kun je dit event in het reserveringssysteem vergaderzalen direct inzien. Jij, eventuele collega’s en de gast kunnen hier alle belangrijke informatie toevoegen. Ook kun je herinneringen instellen voor bijvoorbeeld het terugmailen van een klant. Zo wordt altijd alles adequaat en op tijd opgepakt. Alle informatie staat op één plaats en niks wordt over het hoofd gezien. De integratie van het systeem op jouw website is binnen enkele minuten voltooid, dus ook daar ben je weinig tijd aan kwijt. Ben jij klaar voor deze slimme en efficiënte manier van werken?