Een administratieve baan is een algemene functiebenaming die eigenlijk heel weinig duidelijk maakt. In een administratieve baan ben je verantwoordelijk voor de administratie van het bedrijf, maar wat houdt dat nu eigenlijk precies in? Vaak is administratieve baan een verzamelnaam voor drie verschillende onderdelen of functies. In veel gevallen worden die functies dan ook door verschillende mensen bekleed of zijn er meerdere mensen met diezelfde deelfunctie. Een administratieve baan kan dus van alles betekenen en kan zowel heel breed als juist heel gericht zijn. Dit hangt helemaal af van het bedrijf.

Drie functies in een baan

De drie functies die vallen onder de administratieve baan zijn de secretarieel medewerker, de receptionist/telefonist en de medewerker bedrijfsadministratie. Als medewerker bedrijfsadministratie houd je je bezig met dingen zoals archiveren, het beheren van debiteuren en het verwerken van verschillende formulieren. De secretarieel medewerker houdt zich bezig met communicatie en correspondentie. Het gaat dan om het opstellen, uitwerken en afhandelen. Dit is zowel mondelinge als schriftelijke communicatie. De functie van receptionist/telefonist is vrij duidelijk. Je ontvangt bezoekers en klanten in het bedrijf en neemt de telefoon aan. Ook hierbij is administratie van de mensen, goederen en telefoontjes belangrijk.

Breed of gericht

Het kan zijn dat je in jouw administratieve baan verantwoordelijk bent voor al deze functies tegelijkertijd. Dat is geheel afhankelijk van het bedrijf. Bij kleinere bedrijven is dit bijvoorbeeld heel goed te overzien in één administratieve baan. Bij grotere bedrijven is het meer noodzakelijk om meerdere mensen aan te nemen voor een administratieve baan, omdat het juist weer te veel werk is om in een enkele functie te stoppen.